Jak změnit účetní bez rizika

V tomto článku najdete praktický návod krok za krokem, jak změnu účetní kanceláře naplánovat, na co si při přechodu dát pozor a jak zajistit, aby nové účetnictví správně navázalo na to stávající. Ukážeme také, jak převzetí účetnictví probíhá ve Smarty Tax.

Kdy má změna účetní smysl

Důvodem ke změně nemusí být jen konkrétní chyba. Zpozornět je dobré také tehdy, pokud máte pochybnosti o správnosti účetnictví, účetní používá zastaralé postupy nebo vám nevyhovuje způsob spolupráce. Například pokud stále vyžaduje předávání fyzických dokladů a osobní návštěvy každý měsíc, přestože většinu účetní agendy lze dnes řešit elektronicky.

Důležitá je také znalost aktuální legislativy. Účetní a daňové předpisy se průběžně mění, a proto by měl účetní své znalosti pravidelně aktualizovat. Používání postupů, které odpovídaly dřívější legislativě, může firmu zbytečně vystavit riziku.

Za správnost účetnictví a plnění povinností vůči úřadům přitom nese konečnou odpovědnost statutární orgán společnosti. Pokud tedy máte o svém účetnictví pochybnosti, je vhodné situaci řešit včas a neodkládat změnu jen kvůli obavám z předání agendy.

Proč při výběru nové účetní zohlednit daňového poradce

Při výběru nové účetní kanceláře je dobré vedle ceny a rozsahu služeb řešit také její odborné zázemí. Výhodou může být spolupráce s kanceláří, jejíž tým zahrnuje daňového poradce.

Daňový poradce musí prokázat odborné znalosti v rámci profesních zkoušek před Komorou daňových poradců ČR a vztahuje se na něj zákonná povinnost pojištění odpovědnosti. Součástí jeho profesních povinností je také zákonná mlčenlivost, z které ho může vyvázat jen klient.

Pokud je účetnictví zpracováváno pod dohledem daňového poradce, může jeho odborné zázemí pomoci také při řešení složitějších daňových situací nebo při komunikaci se správcem daně.

Kdy a jak účetní kancelář změnit

Na změnu účetní kanceláře není nutné čekat do konce účetního roku. Přechod lze připravit i v jeho průběhu. Důležité je především jasně určit, od kdy nová kancelář účetnictví přebírá, a zajistit předání všech potřebných podkladů.

Nejjednodušší bývá přechod k 1. lednu. Stávající účetní kancelář dokončí zpracování předchozího roku a nová kancelář začne vést účetnictví od začátku nového účetního období.

Pokud ale ke změně vedou závažnější důvody, není nutné čekat. Při přechodu během roku je potřeba věnovat větší pozornost návaznosti účetnictví, zejména předání aktuálních účetních dat, počátečních stavů a dalších podkladů potřebných pro pokračování v účtování.

Jak změna účetní probíhá ve Smarty Tax

Samotného předání účetnictví se podnikatelé často obávají nejvíce. Není ale potřeba vše organizovat vlastními silami. Ve Smarty Tax celý proces koordinujeme a rozdělujeme do tří kroků.

1. Úvodní konzultace a nastavení spolupráce

Nejprve si společně projdeme, jak vaše podnikání funguje, jaký je objem účetních dokladů a jaké služby od účetní kanceláře potřebujete. Probereme také dosavadní způsob vedení účetnictví a domluvíme, od kdy má nová spolupráce začít.

Na základě těchto informací nastavíme způsob spolupráce, smluvní podmínky a další postup. Pokud je to potřeba, připravíme také plné moci pro komunikaci se správcem daně, ČSSZ a zdravotními pojišťovnami.

2. Příprava podkladů pro předání

Po domluvení spolupráce připravíme seznam podkladů, které potřebujeme od současné účetní kanceláře získat. Uvedeme v něm konkrétní účetní sestavy, data a další dokumentaci potřebnou pro převzetí.

Seznam pak předáte současné účetní kanceláři, která podle něj připraví podklady k předání. Díky tomu máte jasno v tom, co je potřeba převzít, a snižuje se riziko, že při změně zůstane některá důležitá část účetnictví opomenuta.

3. Předání, kontrola a převzetí účetnictví

V posledním kroku převezmeme fyzickou i elektronickou účetní dokumentaci a data. O předání se vyhotoví předávací protokol, ze kterého je zřejmé, jaké podklady byly předány a od kdy nová kancelář účetnictví přebírá.

Převzatá data následně zkontrolujeme, zejména počáteční stavy a návaznost účetních údajů. Ověříme tak, že máme k dispozici podklady potřebné pro další zpracování a že na dosavadní účetnictví můžeme správně navázat. Pokud se při kontrole objeví nesrovnalosti, řešíme je ještě před pokračováním v další agendě.

Po dokončení převzetí už běžnou účetní a daňovou agendu zajišťujeme za vás.

Mějte účetnictví pod kontrolou

Ve Smarty Tax získáte účetní kancelář, která celý proces převzetí koordinuje, pracuje digitálně a účetnictví zpracovává pod odborným dohledem daňového poradce.

Zvažujete změnu účetní kanceláře? Kontaktujte Smarty Tax a probereme s vámi konkrétní postup převzetí vašeho účetnictví.